Las secretarias

todo lo que se tiene que saber acerca de ellas

¿QUE ES UNA SECRETARIA?

La secretaria, por lo tanto, realiza ciertas actividades elementales e imprescindibles en una empresa u organización. Se trata de la empleada que se encarga de la gestión cotidiana, siempre rindiendo cuentas a su superior.

Atender el teléfono, responder los correos electrónicos, recibir a las visitas, archivar documentos y coordinar los pagos y cobros son sólo algunas de las tareas que desarrolla una secretaria. A todas estas tareas también habría que añadir la recepción de diversos tipos de documentos, el cálculo de diversas cuentas, tener absolutamente actualizada lo que sería la agenda de citas y también la de contactos profesionales que posee su jefe, acometer la información que sea requerida acerca de su departamento u oficina. Para poder conseguir acometer de la manera más eficaz y eficiente estas funciones es vital que la secretaria, también llamada auxiliar administrativa, tenga amplios conocimientos en áreas tales como la contabilidad, la gestión o la ofimática. En este último aspecto es vital que maneje a la perfección programas tales como procesadores de textos, plataformas de correo electrónico o softwares de gestión de bases de datos.

FUNCIONES DE LA SECRETARIA

•  excelente redacción. 
• facilidad de expresión verbal y escrita.
•  persona práctica y organizada.
•  dominio en Windows Office internet etc...
•  desempeño en tiempo y sunat.
•  apoyo en cualquier área administrativa. 
• buenas relaciones interpersonales dinámicas y entusiasmo. 
• responsable de riquezas registro y distribuyó de documentos que ingresan a la mesa de partes.
•  hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado de manera corta y amable.
• hacer y recibir cartas de los compromisos ordenar y realizar instrucciones que le sean pedidas por su jefe.

DECAGOLO DE LA BUENA SECRETARIA

1. La secretaria debe realizar su trabajo y cumplir sus funciones con corrección, a través de una labor metódica y sistemática.

2. El correcto desempeño de sus cometidos requiere unos conocimientos básicos, una sólida cultura general y unos conocimientos complementarios y específicamente adaptados a la labor que realiza.

3. La actividad personal y cotidiana debe basarse en la discreción y eficiencia, que se acompañarán de otras cualidades básicas, como la lealtad y la sencillez.

4. El conocimiento del inglés y de otros idiomas extranjeros se ha convertido en un requerimiento prioritario para la secretaria debido a las intensas relaciones comerciales existentes entre los distintos países.

5. El atuendo personal será discreto, intentando realzar las cualidades físicas con elegancia y buen gusto.

6. La secretaria siempre debe adaptar su propia imagen a lo que dictamine la empresa para la que trabaja.

7. El sentido de la responsabilidad para cumplimentar todas las tareas que se presentan en la oficina, así como su óptima resolución en cada caso, debe ser el principal objetivo de la secretaria.

8. Las relaciones con el jefe estarán basadas en la lealtad y el respeto mutuos.

9. Ha de saber anticiparse a los posibles problemas y, si en su mano está, solventarlos.

10. Si las circunstancias así lo requieren, debe estar dispuesta a trabajar fuera de los horarios establecidos y si las circunstancias laborales lo demandan, acompañar a su superior a reuniones o viajes de trabajo.

CARACTERÍSTICAS DE LA SECRETARIA IDEAL

Para lograr desempeñarse como una secretaria ejemplar, hay que tomar en cuenta estos consejos.

• Conocimientos Técnicos: Debe especializarse en mecanografía y taquigrafía, computación,lenguas extranjeras, cálculo y contabilidad, técnicas de archivo y documentación, organización dela empresa y economía.
• Cualidades Humanas: La puntualidad, adaptabilidad, buena educación, paciencia, estabilidad emocional, orden y pulcritud, interés y responsabilidad, dinamismo, eficacia, tenacidad, seguridad,inteligencia y memoria, capacidad de atención, dotes de organización, iniciativa, previsión,sinceridad, lealtad, honestidad, imparcialidad, tolerancia y modestia, son las actitudes con las que debe contar una secretaria.
• Aspecto Personal: Su apariencia debe contar con una imagen cuidada, vestuario discreto y elegante y buenos modales.
• Relaciones Sociales: Su comportamiento hacia los demás debe ser con respeto, seriedad, tacto,colaboración, discreción y cordialidad.

CARACTERÍSTICAS DE LA SECRETARIA MODERNA

•  Igual que las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar y visión a largo plazo.
•  las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras. Sobre todo desde mediados de los años noventa, cuando las tecnologías de la información y comunicación sacudieron hasta sus cimientos una serie de conceptos de la gestión empresarial.